cover-mail-merge

Sekilas Mail merge

Surat menyurat merupakan aktifitas yang biasa dilakukan oleh organisasi atau instansi perkantoran. Ada kalanya surat yang dibuat oleh sebuah instansi ditujukan untuk banyak instansi. Pada kondisi ini diperlukan sebuah cara yang dapat memudahkan sekretaris dalam membuat banyak surat tersebut. Microsoft Office memiliki tools untuk itu yang dinamakan mail merge. Fungsi mail merge memungkinkan untuk membuat dokumen, baik amplop, surat, sertifikat dll secara masal tanpa harus membuatnya satu persatu.

Tips kali ini akan membahas bagaimana cara membuat amplop surat menggunakan mail merge pada MS Word dan MS Excell. Tips ini nantinya bisa dikembangkan untuk keperluan lainnya.

Kegunaan Mail Merge

Selain untuk membuat amplop surat, mail merge juga dapat digunakan untuk membuat surat serta label undangan.

Menyiapkan template Amplop

Siapkan template amplop menggunakan MS Word. Atur tata letak amplop sedemikian rupa sesuai keinginan. Ukuran kertas amplop adalah DL (110x220mm).

Tips Cara Menggunakan Mail Merge

Menyiapkan data

Setelah template selesai disiapkan, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah membuat data yang berisi nama dan alamat tujuan pengiriman surat. Data ini dibuat menggunakan tabel MS Excel.

Mail Merge Tips

Menggunakan Mail Merge

Template sudah disiapkan, data source sudah disiapkan, langkah selanjutnya adalah mengaktifkan fungsi mail merge. Berikut ini panduan menggunakan mail merge selangkah demi selangkah.

  1. Buka template amplop yang sudah dibuat.
  2. Klik menu Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard
  3. Pada bagian Select Document Type pilih “Letters” kemudian klik NextTips Cara Menggunakan Mail Merge
  4. Pada bagian Select Starting Document pilih “Use the Current Document” lalu klik Next untuk melanjutkan.Tips Cara Menggunakan Mail Merge
  5. Pada bagian Select recipients pilih “use an existing list” kemudian klik tombol browse untuk mencari file data Excel yang akan kita gunakan. Klik open setelah file ditemukan.Tips Cara Menggunakan Mail Merge
  6. Pilih sheet yang digunakan.Menggunakan Mail Merge
  7. Pilih data recipients yang akan digunakan. Centang pada data yang akan dicetak. Anda dapat menggunakan filter dan sort untuk menyeleksi data recipients yang akan dicetak. Klik “Ok”.Menggunakan Mail Merge
  8. Pada bagian Write your letter klik tombol “More Item”. Selanjutnya pada jendela Insert Merge Field pilih fields nama dan alamat kemudian klik tombol insert.Menggunakan Mail Merge
  9. Setelah field nama dan alamat muncul, atur tata letaknya sesuai dengan keinginan lalu tekan tombol Next.Menggunakan Mail Merge
  10. Jika langkah-langkah yang anda lakukan di atas sudah sesuai maka data Excel muncul pada template amplop sebagaimana gambar di bawah ini. Klik tombol << dan >> untuk melihat record sebelum dan sesudahnya.Menggunakan Mail Merge
  11. Langkah terakhir dari proses ini adalah mencetak dokumen Mail merge tadi. Klik tombol Print kemudian pilih record mana saja yang akan diprint.Tips Cara Menggunakan Mail Merge

Mudah, bukan langkah-langkah membuat amplop dengan Mail merge di atas? Jika Anda mengalami kesulitan saat mencoba tutorial di atas jangan sungkan untuk meninggalkan pesan pada kolom komentar di bawah. Selamat mencoba.